Datenschutz

Verantwortlicher und Kontakt

Diese Hinweise beschreiben die Datenverarbeitung beim Besuch unserer Website, bei einer Kontaktaufnahme und bei der Nutzung unserer digitalen Visitenkarten.

A. Websitebereitstellung und Serverprotokolle

Beim Abruf einer Website werden technisch erforderliche Verbindungs- und Anfragedaten an den bereitstellenden Server übertragen. Die Verarbeitung dient dazu, die Website bereitzustellen, Fehler zu analysieren und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einem zuverlässigen und sicheren Websitebetrieb.

Unsere Aufbewahrungsvorgabe für reguläre technische Zugriffs-, Fehler- und API-Protokolle beträgt rollierend höchstens 14 Tage. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall dürfen ausschließlich die dafür relevanten Auszüge gesondert bis zur Klärung aufbewahrt werden. Als Zielobergrenze gelten grundsätzlich 90 Tage nach Abschluss des Sicherheitsvorfalls, sofern keine gesetzliche oder konkrete Beweissicherungsnotwendigkeit eine längere Aufbewahrung erforderlich macht.

B. Kontaktaufnahme und Anfrage-Assistent

Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir die angegebenen Kontaktdaten und das Anliegen, um die Anfrage zu beantworten und die passende Unterstützung abzustimmen. Im Anfrage-Assistenten sind Vorname, Nachname, Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse Pflichtangaben. Unternehmen / Firmenname kann freiwillig angegeben werden. Hinzu kommen Angaben zum IT-Thema, zur Dringlichkeit, zum betroffenen Bereich und zur gewünschten Zusammenarbeit, bei laufender Betreuung auch zur Anzahl der Arbeitsplätze. Als Einsatzort wird „In Kärnten“ mit gewähltem Bezirk oder „Fernwartung“ angegeben. Je nach Auswahl werden außerdem die Zielgruppe, der bevorzugte Kontaktweg und eine Rückrufzeit übermittelt. Freiwillig bereitgestellte Anhänge können weitere Angaben enthalten.

Bei vertraglichen oder vorvertraglichen Anfragen der betroffenen Person beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstiger geschäftlicher Kommunikation ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO die Grundlage; das berechtigte Interesse ist die Bearbeitung und Beantwortung geschäftlicher Anliegen. Eine Kontaktaufnahme führt nicht zur automatischen Anmeldung für einen Newsletter.

Während des Ausfüllens bleiben Eingaben und ausgewählte Dateien im geöffneten Browserdokument. Die Prüfansicht übermittelt diese Angaben noch nicht. Mit „Anfrage absenden“ werden die Angaben und ausgewählten Anhänge an den Server übertragen. Nach serverseitiger Validierung und Sicherheitsprüfung werden zulässige Anfragen per SMTP an anfrage@karawan.it zugestellt. Sichtbarer Absender ist anfrage@karawan.it mit dem Absendernamen KARAWAN IT SYSTEMS. Anhänge werden dafür vorübergehend auf dem Server verarbeitet. Zusätzlich wird eine Bestätigung von anfrage@karawan.it an Ihre angegebene E-Mail-Adresse versendet. Sie enthält eine Anfrage-ID, jedoch keine Formularinhalte, Dateinamen oder Bildanhänge. Zum Schutz vor unerwünschten E-Mails ist die Anzahl dieser Bestätigungen pro Empfängeradresse begrenzt; weitere gültige Anfragen werden unabhängig davon intern zugestellt. Telefon- und E-Mail-Links öffnen gegebenenfalls Ihre eigene Anwendung; eine Kontaktaufnahme erfolgt erst durch deren Nutzung.

Bitte übermitteln Sie keine Patientendaten, Passwörter oder andere vertrauliche Zugangsdaten.

Technische Annahme und Missbrauchsabwehr

Das Formular enthält ein für die normale Bedienung ausgeblendetes technisches Prüffeld. Es ist keine zusätzliche Eingabeaufgabe. Sein Wert wird beim Absenden zur serverseitigen Prüfung mitübertragen und nicht für Statistik verwendet. Zusätzlich werden Eingaben, Anhänge und die Herkunft der Anfrage geprüft. Befristete Formularfreigaben, Begrenzungen der Einsendefrequenz und ein Verarbeitungsstatus schützen vor Missbrauch und mehrfacher Verarbeitung derselben Einsendung.

Beim Absendeversuch wird ein Sitzungscookie namens karawan_inquiry zur technischen Zuordnung verwendet. Der private Sicherheitszustand enthält zweckgebundene Hashwerte für Quelladresse, Sitzung, Freigaben, Empfängeradresse der Bestätigung und den Abgleich der Einsendung sowie Begrenzungszähler, Fristen, Anfrage- und Belegkennungen und den Verarbeitungsstatus. Formularinhalte, Anhänge und rohe IP-Adressen werden in diesem Sicherheitszustand nicht im Klartext gespeichert.

Die Anwendungsprotokollierung des Anfrageformulars beschränkt sich auf eine technische Anfragekennung, Zeitpunkt, Ergebnisstatus und Ergebnisklasse. Sie enthält keine Formularinhalte oder Anhänge. Webserver- und Mailprotokolle sind davon getrennt.

Für Sitzungen, Formularfreigaben und Verarbeitungsstatus gilt die Vorgabe, sie nur so lange aufzubewahren, wie sie für den sicheren technischen Ablauf benötigt werden. Freigaben sind zeitlich begrenzt; abgelaufene Sicherheitsdaten werden bei weiteren Zugriffen bereinigt. Eine abgelaufene Freigabe kann nicht für eine neue Anfrage verwendet werden.

Aufbewahrung von Anfragen und Anhängen

Entsteht keine Geschäftsbeziehung, gilt folgende Löschregel: Personenbezogene Anfrageinformationen und die zugehörige Kommunikation einschließlich Anfrage-E-Mails und per E-Mail zugestellter Anhänge werden spätestens 12 Monate nach Abschluss der Kommunikation gelöscht. Entsteht eine Geschäftsbeziehung, werden nur diejenigen Unterlagen weiter aufbewahrt, die dafür erforderlich sind oder gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen.

Uploads werden ausschließlich für die Bearbeitung der jeweiligen Anfrage verarbeitet und nach der Verarbeitung aus dem privaten temporären Uploadbereich des Webservers entfernt. Eine zusätzliche dauerhafte Speicherung der Uploaddateien auf dem Webserver ist nicht vorgesehen. Für verwaiste oder nach fehlgeschlagener Verarbeitung verbliebene Uploadreste ist eine automatisierte Bereinigung spätestens nach 24 Stunden als Löschvorgabe vorgesehen. Für per E-Mail zugestellte Anhänge gilt die oben beschriebene Aufbewahrungsregel.

Digitale Visitenkarten

Auf unseren digitalen Visitenkarten können Kontaktdaten nach einer Nutzeraktion angezeigt, eine vCard bereitgestellt oder Kontaktdaten für eine Kontaktaufnahme übermittelt werden.

Kontaktanzeige und Rückkontakt

Gültige Karten zeigen beim Aufruf Name und Funktion. Telefonnummer, E-Mail-Adresse und vCard werden erst auf Anforderung nach serverseitiger Prüfung der Aktionsfreigabe bereitgestellt. Die vCard wird für den Download erzeugt, nicht als statische Datei abgelegt. Nicht verfügbare Karten zeigen ausschließlich den allgemeinen Teamkontakt. Im Rückkontaktformular sind Name und mindestens E-Mail oder Telefon erforderlich; Unternehmen und Nachricht sind optional. Die Angaben werden per E-Mail an den zugeordneten Mitarbeiter übermittelt; eine zusätzliche interne Kopie ist nur bei privater Konfiguration vorgesehen. Eine automatische Besucherbestätigung ist nicht implementiert.

Technischer Sicherheitszustand

Ein eigenes Sitzungscookie namens karawan_cards ordnet Kartenaktionen einer Sitzung zu. Befristete Aktionsfreigaben und Begrenzungszähler dienen der Missbrauchsabwehr. Der private Sicherheitszustand enthält zweckgebundene Hashwerte für Quelladresse, Sitzung und Freigaben, nicht die rohe IP-Adresse oder Kontaktinhalte. Abgelaufene Freigaben und Begrenzungszähler werden beim nächsten Zugriff bereinigt. Webserverprotokolle sind davon getrennt. Für Sitzungen und Sicherheitsdaten gilt auch hier die Vorgabe, sie nur so lange aufzubewahren, wie der sichere technische Ablauf sie benötigt.

Tageszähler und interner Bericht

Pro Kalendertag in Europe/Vienna und interner Mitarbeiter-ID werden Kartenaufrufe, Telefon- und E-Mail-Anzeigen, bereitgestellte vCards und nach Mailannahme bestätigte Rückkontakte gezählt. Die Tageszähler speichern ausschließlich Datum, interne Mitarbeiter-ID, Eventtyp und Zählerstand. Sie enthalten keine IP-Adressen, IP-Hashes, User-Agents, Fingerprints, Referrer, Kontaktdaten, Session-IDs, Tokens oder Geodaten. Diese mitarbeiterbezogenen Zähler sind nicht als vollständig anonyme Daten zu verstehen. Sie belegen weder eindeutige Besucher noch tatsächliche Anrufe oder gespeicherte Kontakte. Ein interner Tagesbericht fasst abgeschlossene Tage zusammen, ohne einzelne Aufrufe per E-Mail zu melden.

Für Tageszähler gilt die Löschregel: 14 Tage nach Tagesende, sofern der betreffende Tag bereits erfolgreich berichtet wurde. Die Bereinigung erfolgt im Reportlauf. Noch nicht erfolgreich berichtete Tage bleiben bis zur erfolgreichen Berichterstattung erhalten und werden nicht vorher gelöscht.

Für temporäre Versandstatus- und Reportzustände ist die Löschung spätestens 14 Tage nach erfolgreichem Versand als Löschvorgabe vorgesehen. Interne Karten-Digest-Mails sollen grundsätzlich nach 90 Tagen gelöscht werden, sofern kein konkreter betrieblicher Grund für eine längere Aufbewahrung besteht. Für Rückkontaktanfragen gilt die oben beschriebene Aufbewahrungsregel für Anfragen und die zugehörige Kommunikation.

C. Hosting und technische Infrastruktur

Hostingbetrieb

KARAWAN IT SYSTEMS

Technische Infrastruktur

Hetzner Online GmbH, Deutschland

Serveradministration

KARAWAN IT SYSTEMS

Auftragsverarbeitung

Mit Hetzner besteht eine Vereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO.

D. Lokal bereitgestellte Schriftarten

Die Schriftart Inter wird als lokale WOFF2-Datei vom Server dieser Website geladen. Ergänzend werden Systemschriften verwendet. Es werden keine Schriftdateien von externen Font-Diensten angefordert und keine Verbindungen zu externen Schriftanbietern aufgebaut.

E. Notwendige lokale Speicherung und Einstellungen

Formularzustand

Antworten, der aktuelle Formularschritt und ausgewählte Dateien bleiben während der Nutzung im Arbeitsspeicher des geöffneten Browserdokuments erhalten. Das gilt auch beim Schließen und erneuten Öffnen des Assistenten innerhalb derselben Seite. Die Website speichert diese Formulardaten weder in Cookies noch in Local Storage oder Session Storage. Beim Neuladen oder Verlassen des Dokuments wird dieser lokale Arbeitsstand verworfen.

Datenschutzeinstellungen

Sie entscheiden, ob Sie die optionale Websiteanalyse und Anzeigenmessung erlauben. Beim bloßen Seitenaufruf wird ohne vorhandene Auswahl kein neuer Präferenzeintrag angelegt. Wenn Sie „Statistik und Anzeigenmessung erlauben“, „Nur notwendige Funktionen“ oder „Auswahl speichern“ betätigen, wird unter karawan-consent im Local Storage Ihres Browsers Ihre Auswahl gespeichert. Der Datensatz enthält die Strukturversion, die Statistikentscheidung sowie Speicher- und Ablaufzeitpunkt, aber keine Formularangaben oder Besucherkennung. Der Präferenzeintrag bleibt lokal; bei einer Formularanfrage wird nur eine erteilte Messfreigabe mit ihrer Strukturversion an unser Backend übergeben.

Für diesen lokalen Präferenzeintrag ist eine Gültigkeit von höchstens 180 Tagen implementiert. Nach Ablauf wird er beim nächsten Auslesen entfernt; ein Browser mit längerer Nutzungspause kann den abgelaufenen Eintrag bis dahin noch enthalten. Sie können ihn auch über die Browserfunktionen löschen. Ist der lokale Speicher nicht verfügbar, gilt Ihre Entscheidung nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite.

Eine gültige gespeicherte Auswahl wird bei weiteren Besuchen berücksichtigt. Eine Auswahl aus der früheren Vorschau gilt nicht als Zustimmung zur Websiteanalyse. Auch eine frühere reine Matomo-Zustimmung gilt nicht für die ergänzte Anzeigenmessung; dafür wird eine neue Auswahl abgefragt. Über „Datenschutzeinstellungen“ können Sie Ihre Zustimmung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Website und Anfrage-Assistent bleiben ohne Statistikzustimmung nutzbar. Die technischen Sitzungscookies des Anfrageformulars und der Karten sind davon getrennt und oben beschrieben.

Datenschutzeinstellungen öffnen

F. Websiteanalyse, Anzeigenmessung und Kartenstatistik

Matomo

Mit Ihrer Einwilligung verwenden wir Matomo unter analytics.karawan-it.at, um Besucherzahlen und die Nutzung unserer öffentlichen Website auszuwerten. Wir betreiben Matomo selbst als On-Premise-Installation. Ohne Zustimmung wird das Matomo-Skript nicht geladen; es werden keine Analyseereignisse für eine spätere Übertragung gesammelt. Die Verarbeitung beruht auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Erfasst werden Seitenaufrufe, sichtbare Seitenbereiche, aktive Nutzungszeit und ausgewählte Aktionen wie Kontaktklicks, Formularschritte und erfolgreich abgesendete Anfragen. Formularinhalte, Kontaktdaten und Anhänge werden nicht an Matomo übertragen. Seitenadressen werden ohne freie Suchparameter und URL-Fragmente übermittelt; für die Herkunftsauswertung verwenden wir nur festgelegte Kampagnenangaben. Bei der Verbindung zum Analyseserver fallen technisch auch die IP-Adresse und Browser-Verbindungsdaten an.

Matomo kürzt IP-Adressen um zwei Bytes und verwendet die gekürzte Adresse auch für die ungefähre Standortbestimmung. Verweisadressen werden serverseitig auf die Domain reduziert. Detaillierte Rohdaten werden nach 90 Tagen gelöscht; aggregierte Statistikdaten bleiben darüber hinaus erhalten.

Für diese Websiteanalyse werden keine Statistikcookies gesetzt. Ihre Einwilligung wird wie oben beschrieben ausschließlich als lokale Datenschutzauswahl gespeichert. Nach einem Widerruf werden keine weiteren Analyseereignisse gesendet.

OpenAI / ChatGPT Ads Conversion Measurement

Mit Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO übermittelt unser Server nach einer erfolgreich angenommenen Formularanfrage ein Ereignis an OpenAI, um den Erfolg unserer ChatGPT-Anzeigen zu messen. Es enthält eine zufällige Ereigniskennung, den Zeitpunkt, den Ereignistyp „Anfrage erfolgreich“ und die Websiteadresse ohne Suchparameter. Enthält die aufgerufene Seite die Anzeigenkennung oppref, wird diese erst nach Zustimmung im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite übernommen und mit dem Ereignis übermittelt. Beim Verlassen oder Neuladen der Seite wird dieser Arbeitsspeicher verworfen. Ein Widerruf verwirft die übernommene Kennung und verhindert weitere Messungen; bereits abgesendete Ereignisse können dadurch nicht zurückgerufen werden.

Wir übermitteln dabei keine Namen, Kontaktdaten, Anschriften, Unternehmen, Freitexte, Bilder oder daraus berechnete Hashes. Auch Besucher-IP-Adresse, User-Agent und zusätzliche Nutzer- oder Browserkennungen werden diesem Serverereignis nicht beigefügt. OpenAI erhält bei der Serververbindung technisch die Verbindungsdaten unseres Servers. Manuelles Advanced Matching wird nicht verwendet. Der Browser-Pixel ist derzeit deaktiviert und setzt auf dieser Website keine OpenAI-Cookies. Informationen zum Umgang mit Daten durch OpenAI finden Sie in derDatenschutzerklärung von OpenAI.

Kartenstatistik

Davon getrennt sind die oben beschriebenen serverseitigen Tageszähler der digitalen Visitenkarten. Auf den Karten wird weder Matomo noch ein anderer externer Analysedienst verwendet; es werden keine Statistikcookies gesetzt.

G. Ihre Rechte

Nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger und Vervollständigung unvollständiger Angaben;
• Löschung und Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen;
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft.

Wenden Sie sich hierzu an den oben genannten Verantwortlichen. Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der Österreichischen Datenschutzbehörde.

Die gesetzlichen Grundlagen finden Sie in der Datenschutz-Grundverordnung auf EUR-Lex.

H. Freiwilligkeit und weitere Angaben

Eine Kontaktaufnahme ist freiwillig. Für eine Anfrage über den Assistenten sind ein ausreichend beschriebenes Anliegen sowie Vorname, Nachname, Straße & Hausnummer, PLZ, Ort, Telefonnummer und E-Mail-Adresse erforderlich. Unternehmen / Firmenname bleibt optional. Ohne die Pflichtangaben kann die Formularanfrage nicht abgeschlossen werden.

Der Assistent prüft Eingaben auf Vollständigkeit und blendet passende Folgefragen ein. Das Backend prüft die technische Zulässigkeit der Einsendung. Die technische Annahme ersetzt keine inhaltliche Bearbeitung oder Entscheidung über einen Vertragsabschluss.

I. Sicherungskopien

Unsere Aufbewahrungsvorgabe für Backups beträgt rollierend 30 Tage. Bereits aus dem Produktivsystem gelöschte Daten können bis zum regulären Ablauf eines bestehenden Backups noch darin enthalten sein. Backups werden nicht allein dafür wiederhergestellt, einzelne bereits gelöschte personenbezogene Daten wieder in den Produktivbetrieb zurückzuspielen.